第四章　商务书信

第一节　基本礼仪S

随着通信手段的增多，如今很大一部分人已经不再通过书信和外界联络了，不过作为敬语的一部分，书信的写法以及书信里出现的特定短语以及季节用语还是很重要的。日本是讲究礼节和伦理的国家，在写商务书信时当然也有许多细节需要注意，以下是商务书信的基本礼仪及注意事项。

书写商务书信的目的就是要正确、准确地传达内容。因此一目了然的格式可以让书信达到事半功倍的效果。同时，书写的文章内容也必须简洁易懂。书信的格式有时依各公司规定的不同，可能有不同的固定格式，但写商务书信时必须留意以下的礼仪：

1　一张纸一件事

商务书信的内容请尽量于一张纸的格式内交代完毕。

2　标题

为了让收件人能清楚知道主题，请以“关于……”（～について）为标题，清楚表明主题。

3　清楚书写5W2H

When（何时）展示会、销售会、交货、截止日期，以及催款的日期等。

wher（何地）所在地、举行地点、寄件处等。

Who（谁）发信人、收信人的名字或职责。

Why（为什么）寄送书信的理由。

What（什么事）书信的主题、内容等。

How（如何做）为了执行书信内容的方法、手段、过程等。

How much/many/long（多少钱／多少个／多久）价格、经费、数量、天数、时间等。

4　简洁的书信内容

首先，先从结论开始书写。不需要多余的装饰用词，但对于对方的敬意绝不能马虎。文章尽量简短，可条列式书写日期、地点、重点等，能更有效发挥书信的效果。

5　配合发信日期挑选适当的季节问候用语

书写原稿的日期不一定和发信日期一致。此时要配合发信日期挑选适当的季节问候用语。同时，在书写商务书信时请避免出现抒情的语句。

6　署名处盖印章

（1）同时盖上公司章与职务章

横山株式会社　　横山

代表取締役　　　星野　潤　

（2）只盖公司章

横山株式会社　　横山

（3）只盖职务章

横山株式会社

代表取締役　　　星野　潤　

7　对收信人的敬称

商务书信不只发给公司组织内特定的个人，也可能发给整个组织，或者组织内特定的一群人，因此要注意以下敬称。

 

8　考虑阅信者的立场

商务书信的内容必须正确地传达给对方。一般说来，阅信人不会一个字一个字地来理解文意，而是以整篇文章来理解文意的，因此请避免使用特殊的字体，而应该使用易懂的字体及固定的格式，让双方的沟通更方便。

9　把握时机

发送商务书信的时间是相当重要的。仔细调查好何时是发“邀请信”、何时是发“抗议信”的时机，把握时机发信就能收到更好的效果。

10　正确使用敬语

正确使用敬语可以让对方更能接受商务书信的内容，多余的敬语只会招致对方不悦，甚至有损自己的气质。使用时请注意简洁又不失礼貌的原则，在商务书信中使用的敬语基本用语如下：