第12章 ビジネス電話と伝言（02）

２、　本人が出られないとき

 

（１）　本人が不在のとき

李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。

取引先：ええ、ちょっとご相談したいことがございまして。

李　　：あのう、木村でしたら、間もなく戻ると思いますので、後ほどお電話いただけないでしょうか。

取引先：では、10分後ぐらいにもう一度お電話さし上げます。

李　　：はい、木村にもそう伝えておきます。

 

（２）　本人が接客中のとき

李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ接客中でございまして、ちょっと席が外せないのですが、・・・。

取引先：そうですか。

李　　：あのう、もう一度お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか。

取引先：では、一時間後にもう一度お電話さし上げますので、そう木村様にお伝えいただけませんか。

李　　：確かに承りました。

 

（３）　本人が外出しているとき

李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今外出しておりまして。

取引先：そうですか。困りましたねえ。

李　　：もし、お差し支えがなければ、私が代わってお話をお伺いしましょうか。

取引先：では、○○社の△△が契約の件で、至急お目にかかってお話ししたいことがあるとお伝えいただけませんか。

李　　：かしこまりました。木村が戻りましたら、さよう伝えておきます。

 

（４）　本人が電話中のとき

李　　：申し訳ございません。佐藤はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。

取引先：はい。

・・・（佐藤部長の電話が長引いているのを見て）・・・

李　　：誠に申し訳ございません。佐藤の電話はどうも長引きそうですので、こちらからおかけ直しいたしましょうか。

取引先：では、そうお願いいたします。

李　　：△△様のお電話番号をお教えいただけますか。

取引先：はい、03-××××-××××です。

李　　：もう一度確認させていただきます。03-××××-××××でよろしいでしょうか。

取引先：はい。

李　　：では、ただ今の電話が終わり次第、折り返し△△様の方へ電話させます。

常套表現と解説

・　申し訳ございません。△△はただ今、席を外しております

　　申し訳ございません。△△はただ今、外出しております

　　申し訳ございません。△△はただ今、出張中でございます

　　申し訳ございません。△△はただ今、（電話・接客・会議…）中でございまして、何か急用でございましょうか

・　折り返しお電話するように伝えておきましょうか

　　こちらからおかけ直しいたしましょうか

　　△△でしたら間もなく戻ると思いますので、後ほどお電話いただけないでしょうか

　　もう一度、お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか

　　もし、お差し支えがなければ、私が代わってお話をお伺いしましょうか

・　かしこまりました

　　確かに承りました

 

　これらも本人が不在、または他の用件で電話口に出られないときのビジネス電話の定型ですから、そのままケース毎に覚えて使ってください。なお、本人がすぐ戻ってくることがわかっているときは「△△でしたら間もなく戻ると思いますので」と一言添えてあげるのが親切です。このケースでは相手からの伝言を受けることも多くなりますから、それを次の項で取り上げます。