第12章 ビジネス電話と伝言（3-1）

３、　ビジネスの伝言

 

（１）伝言の仕方と受け方

＜短い伝言の場合＞

李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。

取引先：では、木村様がお戻りになられましたらお電話をいただきたいと、お伝えいただけませんか。

李　　：かしこまりました。もう一度、ご連絡先を確認させていただきます。○○社の△△様でよろしいですね。

取引先：ええ、けっこうです。

李　　：はい、確かにその旨伝えておきます。私、営業一課の李と申します。

取引先：では、よろしくお願いいたします。

 

＜長い伝言の場合＞

李　　：誠に申し訳ございません。木村はただ今、外出しておりますが、いかがいたしましょうか。

取引先：では、恐れ入りますが、ご伝言をお願いします。

李　　：かしこまりました。

取引先：実は・・・・（長い内容）・・・

李　　：申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください。

　　　　　　　・・・・（メモ用紙を用意して）・・・

　　　　お待たせいたしました。どうぞ。

取引先：・・・・・・、・・・・・・。そう、おことづけをお願いいたします。

李　　：内容をもう一度確認させていただきます。

　　　　　　　・・・・（メモの内容を復唱する）・・・

　　　　間違いございませんでしょうか。

取引先：はい、確かに。

李　　：では、木村が戻り次第、さよう申し伝えておきます。私、営業一課の李と申します。

取引先：では、よろしくお願いいたします。

常套表現と解説

・　では、△△様に△△（本人名）から電話があったとお伝えいただけませんか。

　　では、△△様がお戻りになられましたら、お電話をいただきたいとお伝えいただけませんか

　　では、恐れ入りますが、ご伝言をお願いします

・　申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください

　　（お名前・ご連絡先・内容…）をもう一度確認させていただきます

・　○○課の△△（名前）が確かに承りました

　　では、さよう伝えておきます。私、○○課の△△（名前）と申します

・　では、よろしくお願いいたします

 

　ビジネスの伝言を受けるとき、絶対に忘れてはならないのは相手側の名前や連絡先、また伝言内容の再確認です。そして、最後には必ず自分の所属部署と名前を相手に告げることです。これはビジネスマンとしての職務上の責任でもありますし、相手側に安心感を与えることができます。